仕事圧縮フェーズ:メール管理編

今回はメールの管理について書きます。
社会人生活、なぜか膨大なメールがくる、それを処理する。

学生時代までの人生じゃ考えられないことですがササッと管理するツールを記載します。

メール管理のイメージはIOSアプリspark


Androidの方ごめんなさい!
(Gmailでも同じ仕様に設定できますので下記を見てチャレンジしてみてください)
IOSの方はsparkをダウンロードして使ってみてください。

https://sparkmailapp.com/ja

このメーラーの管理方法は、大きく2点です

1. 受信ボックスにメールがくる
2. スワイプでピン留め、アーカイブ、削除を選択

sparkのビジョン love your email again
をUI UXで見事に体現されています。

簡単にいうとこんな形です。
本当に必要なメールはアーカイブを検索することによって呼び出します。

左にスワイプする=ピンどめ

ピンどめされました!

右にスワイプでアーカイブ



つまりメール管理は、シンプルにこれだけでいいんです。

メーラー内の企業名毎フォルダからの卒業


職場でよく、クライアントの名前をわざわざ作り、そこにメールを手動で分けている方を見かけますが非効率です。無駄です。贅肉です。今すぐダイエットしましょう。

卒業へのステップは2つです!

1. 今すぐ「アーカイブス」フォルダを作り、そこに全てのメールを放り込みましょう。
2. 同時に対応必要なメールについては、「ピン留め」フォルダを作成して、そこに格納


簡単に比較すると下記のようになります。

spark的な管理手法でどれだけ効率化するか

従来の管理手法
1. フォルダ作成
2. 来たメールに対応
3. 来たメールに該当するフォルダを探す
4. 該当するフォルダに移す


spark的な管理手法
1. 来たメールに対応(即レスの必要なければピン留めフォルダに移動)
2. 対応後アーカイブフォルダに移動



どんぶり勘定ですが、
フォルダ作成に15秒+フォルダを探すのに10秒とすると、

一件の対応あたり約30秒ほどダイエットができます!

チリツモですので、
一日50件対応したら、
25分ほど業務時間を短縮できる計算になります。

メール作成について


基本的に仕事のメールは転用できますので必ずよく使いそうなものはトモクリップ(記事リンク)に登録しましょう。

トモクリップに関する記事はこちら

http://work-philosophy.com2018/12/06/hutatsunophase/



メール作成に関しては2通りしかありません。

1. 先輩のメール文をもらう
2. 自分で考えて作る

【先輩のメールをもらう】
営業であろうとなんであろうと、大体の業務はテクです。ルート営業にすぎません。

割り切ってください。ルート営業にウルトラCはありません。こなすのです。

むしろルート営業を最高に効率化した先に数字の達成があり、そこからのウルトラCが求められます。

なので、まず

「こういう時はどんなメールを送っているか」という問いかけで、メールのコピペを貰いましょう。

それを自分用にリファインしてトモクリップに登録です。

【自分で考えてメールを作る】


自分で考えるのであれば、ウェブ記事を検索したり、下記の本なども参考にしてみてください


書き方以前に言葉遣い、言い回しでも若干の差が出ますのでこちらも一読をお勧めします

まとめ


今回はメールの管理とメールの作成について書きました。

一日50件メール処理をする人であれば、
シンプルに30分くらい早く帰れますので是非やってみてください。



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