議事録はビジネスマンの「基礎練」だ!

2年間で300以上の議事録を書いたサラリーマンが、議事録の書き方についてまとめました。

目次
① はじめに:議事録の目的
② 会議あるところに議事録あり
③ クオリティの高い議事録とは
④ 必ず書くべきこと(議事録のフォーマット)
⑤ 議事録は雑用ではない

1はじめに

新社会人に任せられることの多い議事録


メンドクサイ仕事だと思っていませんか

確かにメンドクサイ。でもたかが議事録、されど議事録。

仕事の基本が詰まった、「超効率的な基礎練」なのです。
この記事では「議事録って何?」〜押さえるべきポイントまでざっくりと

まとめて書いてます。

2会議あるところに議事録あり

その名が示すとおり、議事録とはそもそも会議につきもの。
では、議事録と会議の関係から、その重要性に迫りたいと思います。
そもそも会議には4つのタイプがあります。

会議の4つのタイプ
① 意思決定
② 問題解決
③ 啓蒙・教育
④ 情報共有

-1意思決定

社長・部長などの「エラい人」出席のもと、「意思決定」をおこなう会議です。
会社は意思決定の連続です。施策Aをおこなうか施策Bにするか。
大きな施策は会議の中で決定されます。

-2問題解決

意思決定と近いのですが、何か特定の問題「売上が下がっている」等の起きている事業に対して解決策を
導くための会議です。
たいてい「Aという問題を解決するためにXという施策を打とう」というように1意思決定と連続している場合が多いです。

-3啓蒙・教育

イメージされている「会議」とは少し異なるかもしれません。
「何かをよく知っている」人が複数の出席者に対してレクチャーをおこなうものです。
「打ち合わせ」という言葉が適当かもしれません。

-4情報共有

上層部での決定事項を、関係者(下位メンバーが多い)に共有する場です。
1意思決定での場での決議事項を伝える場です。

上記の1・2の会議について議事録が必要になります。
「意思決定」がなされるためです。 意思決定は、遂行されるためにあります。
人はどうしても忘れる生き物。「言った/言わない」論争になって無駄なことで時間を浪費させないため、 また「決まったことがきちんと実行されているか」後から振り返るために議事録は必須なのです。

3クオリティの高い議事録とは

議事録とは「意思決定」されたものごとの遂行のためにある
と書きました。
したがって、議事録には


・何が決まったか(What)
・どう決まったか(Why/How)
・何をすべきか(What to do)


を記す必要があります。そして、後から見返してもわかるように、あるいは欠席者にもわかるように


・正確さ
・速さ(完成までのスピード)
・わかりやすさ


が必要になります。


を記す必要があります。そして、後から見返してもわかるように、あるいは欠席者にもわかるように
・正確さ
・速さ(完成までのスピード)
・わかりやすさ

が必要になります。

4必ず書くべきこと(議事録のフォーマット)

前提を確認したところで、どんなフォーマットで書けばよいか確認していきましょう。

議事録のフォーマット

  • 会議名
  • 開催日時
  • 開催場所
  • 参加者
  • 議題
  • 議事詳細
  • 参照資料
  • 決定事項
  • アクションリスト(ToDo)
  • 次回会議予定

5議事録は雑用ではない

繰り返しになりますが、議事録は意思決定に欠かせません。
議事録は雑用でもなんでもありません。
会社の意思決定にもっとも近い、重要な役割なのです。
議事録を書くことで得られる力

1要約力
2意思決定力
3評価

1要約力

確認したとおり、逐語の議事録はただの「文字起こし」
問題を整理し、議論を整理し、端的にまとめる。
ここがセンスと技術のみせどころ。

2意思決定力

意思決定のプロセスを丁寧に負い、端的にまとめる作業を繰り返すと
経営者が何を・どう考えているか、という思考プロセスを追体験することになります。
自分が意思決定する立場になったときに、その経験は血肉となり役にたつことは間違いありません。
そのためにはただの要約マシーンにならないことです。

3評価

クオリティの高い議事録を作成できれば、間違いなく評価されます。
みんな議事録をバカにして、議事録を雑にまとめてしまうため、差別化要因になります。

6コツをいくつか

-事前に準備する
「速さ」を上げるためには事前の準備が欠かせません。

(会議前)

議事録の事前記述
議事メモの準備

事前に共有されているアジェンダを確認し、上記フォーマットに一部記入してしまいましょう。
また、会議中には絶えず俯瞰し、いまどんな議論になっているかを確認
キーワードでもいいので、論点は何か、どんな意見が出ているかを絶えずまとめましょう、

-ツールを使う

議事録のフォーマットは各社それぞれ。エクセル・ワード・テキスト…
ただ、重いツールを使っているとスピードにかけます。
私はテキストエディタを使用しています。
▼おすすめテキストエディタ
・Visual code studio

-必ずレビューを受ける

議事録を関係者に共有する前に、上長・先輩にレビュー(確認)してもらうことを忘れないでください。
いくらわかりやすいものが素早くできても、間違ったことが書いてあれば台無しです。

自分で締め切りを設定し、上司の時間を押さえるなどして「正確さ」「スピード」を両立してください。

細かいTipsは改めて記事にしますね。
では、よい議事録を書いて、どんどん評価されちゃってくださいね!

<参考>

吉澤 準特『図解入門ビジネス最新会議運営の基本と実践がよ~くわかる本 (How‐nual Business Guide Book)』(秀和システム 2007年)

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